Politique de confidentialité et de protection des données personnelles
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, SIGNE + ALLIANCE informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).
ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE
Nos données et les données de nos clients sont hébergées en Union Européenne dans nos datacenters externalisés certifiés iso27001, notamment OVH® et Microsoft®.
DONNÉES DES CANDIDATURES SPONTANEES
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE. Dans le cadre de certaines missions spécifiques, nous signalons que le responsable de traitement peut être le donneur d’ordre qui missionne SIGNE + ALLIANCE |
| Finalités | Mettre en relation l’offre et la demande du marché des prestations intellectuelles ;Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;Analyser et vérifier le profil-candidat et ses disponibilités ;S’assurer de l’adéquation avec une mission potentielle ou un poste ;Faire des propositions à des clients, des prospects ou des candidats ;Suivre l’évolution des compétences, de la localisation et la situation du statut du candidat ;Coordonner la mise en relation. |
| Données traitées | CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seul le personnel en charge de l’intermédiation peut accéder aux données enregistrées. Nous signalons le transfert des données à des structures clientes ou potentiellement clientes voire à des partenaires, notamment des apporteurs d’affaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’intermédiaire ou à défaut l’intérêt légitime du candidat. |
LISTING DES CONSULTANTS-SALARIES FOURNIS PAR UN PARTENAIRE COMMERCIAL (NOTAMMENT DES ESN) DANS UN CADRE PRECONTRACTUEL
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE. Dans le cadre de certaines missions spécifiques, nous signalons que le responsable de traitement peut être le donneur d’ordre qui missionne SIGNE + ALLIANCE |
| Finalités | Mettre en relation l’offre et la demande du marché des prestations intellectuelles ;Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;Analyser et vérifier le profil-candidat et ses disponibilités ;Faire des propositions à des clients ou à des prospects ;Suivre l’évolution des compétences, de la localisation et la situation du statut du candidat ;Coordonner la mise en relation. |
| Données traitées | CV ainsi que tous les autres documents ou données fournis par le partenaire commercial |
| Destinataires | Seul le personnel en charge de l’intermédiation peut accéder aux données enregistrées. Nous signalons le transfert des données à des structures clientes ou potentiellement clientes voire à des partenaires, notamment des apporteurs d’affaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel est basée sur la mise en place de mesure précontractuelle ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’intermédiaire ou à défaut l’intérêt légitime du partenaire commercial. |
DONNEES DES CONSULTANTS FOURNIES PAR UN PARTENAIRE COMMERCIAL (NOTAMMENT DES ESN OU DES CONSULTANTS INDEPENDANTS) ENREGISTREES DANS UN CADRE CONTRACTUEL
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE. Dans le cadre de certaines missions spécifiques, nous signalons que le responsable de traitement peut être le donneur d’ordre qui missionne SIGNE + ALLIANCE (voire SIGNE + ALLIANCE et le partenaire commercial peuvent être les responsables conjoints du traitement selon la nature de la relation contractuelle). |
| Finalités | Assurer l’exécution de la relation contractuelle ; Assurer la facturation et le suivi associés ;Répondre aux obligations fiscales, sociales et réglementaires. |
| Données traitées | CV ainsi que tous les autres documents ou données fournis par le partenaire commercial. Données de facturation et de suivi. |
| Destinataires | Seul le personnel en charge de l’intermédiation peut accéder aux données enregistrées. Nous signalons le transfert des données à des structures clientes ou potentiellement clientes voire à des partenaires, notamment des apporteurs d’affaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives sont conservées 10 ans. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel est fondée sur la mise en place de mesures précontractuelles ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’intermédiaire ou à défaut l’intérêt légitime du partenaire commercial. |
DONNÉES DES CANDIDATURES SPONTANEES OU DES CANDIDATURES À UNE OFFRE D’EMPLOI POUR TRAVAILLER CHEZ SIGNE + ALLIANCE
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE |
| Finalités | Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste ;Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;Organiser des entretiens. |
| Données traitées | CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis (par vous-même ou vos anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seul le personnel en charge du recrutement peut accéder aux données enregistrées. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des structures-partenaires, notamment à des cabinets de recrutement ou à des institutions. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est fondée sur le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat. |
DONNÉES DES CLIENTS POTENTIELS, DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS OU DE PROPOSITIONS COMMERCIALES ET DEMANDES DE RAPPEL
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE |
| Finalités | Gestion de la relation avec les clients potentiels et gestion de relations précontractuelles |
| Données traitées | Identités, coordonnées de contact, fonction professionnelle, email, téléphone. Nous signalons que nos clients potentiels sont susceptibles de recevoir nos emailings qui contiennent des démarches de désabonnement. |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seules la Direction et le personnel en relation avec les clients potentiels sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires. |
| Durées de conservation | La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou nos intérêts légitimes en tant qu’intermédiaire. |
DONNÉES DES CLIENTS
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE |
| Finalités | Gestion de la relation-client, la comptabilité, la facturation et le suivi associé |
| Données traitées | Identité, coordonnées de contact, fonction, e-mail, téléphone, données de facturation |
| Destinataires et provenances éventuelles | Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires. |
| Durées de conservation | 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’intermédiaire. |
JEUX DE DONNEES CONFIÉS A SIGNE + ALLIANCE PAR UN DONNEUR D’ORDRE NECESSAIRES A LA REALISATION D’UNE PRESTATION DE SERVICE DANS UN CADRE CONTRACTUEL
| Responsable de traitement | SIGNE + ALLIANCE est le sous-traitant d’un donneur d’ordre, ce dernier est le responsable du traitement |
| Finalités | L’exécution de la mission objet de la relation contractuelle, le suivi de projet et la facturation associée |
| Données traitées | Tout type de données possibles |
| Destinataires | Seul le personnel opérationnel concerné peut accéder aux données fournies. Nous signalons le transfert des données à des prestataires concernés par la réalisation technique. |
| Durées de conservation | Selon les termes du contrat ou à défaut selon les délais légaux en la matière. |
| Base légale | La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’intermédiaire. |
ANNUAIRE ET RÉPERTOIRE DES CONTACTS-PARTENAIRES
Un système de listing-partenaires (potentiels ou actifs) a été mis en place par SIGNE + ALLIANCE qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
DONNÉES DES FOURNISSEURS GÉNÉRAUX RÉFÉRENCÉS OU POTENTIELS
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par SIGNE + ALLIANCE qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et des projets liés à un fournisseur, ainsi que le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou à défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
NEWSLETTERS, INVITATIONS ET ÉMARGEMENTS À DES ÉVÉNEMENTS
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettres d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par SIGNE + ALLIANCE qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à [email protected] que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou de missions ainsi que la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
VOS DROITS
Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (candidats, prospects, clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinet comptable externalisé, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leurs traitements pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse [email protected], ou courrier postal adressé à Service DPO, SIGNE + ALLIANCE, immeuble Le Delphe, 35-37 rue Lancefoc, 31000 Toulouse. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
